三类最常办的变更,其实分属两个机关:注册办事处地址变更、董事及公司秘书资料变更,向公司注册处(Companies Registry)报,表格是 NR1、ND2A 或 ND2B;营业地址变更不在此列,要向商业登记署(商业登记署,隶属税务局)报,期限是一个月,不是 15 日。
先把最容易搞混的两件事说清楚。
公司注册处和商业登记署不是同一个地方,也不是同一件事
公司注册处管的是《公司条例》下的公司登记资料,商业登记署管的是《商业登记条例》下的商业登记记录。公司注册处明确说明:「注册办事处地址」与「营业地点」的定义并不相同,公司的注册办事处地址不一定就是实际经营的地方。
更关键的一点:商业登记署不会因为从公司注册处收到公司新的注册办事处地址,就自动更新商业登记记录里的营业地址。这两套记录各自独立更新,漏报一边,另一边不会替你补上。
三类变更,对应机关与表格
| 变更类型 | 受理机关 | 指定表格 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 注册办事处地址 | 公司注册处 | NR1 | 变更后 15 日内 |
| 董事/公司秘书的委任或离职 | 公司注册处 | ND2A | 委任或离职后 15 日内 |
| 董事/公司秘书资料变更 | 公司注册处 | ND2B | 变更日后 15 日内 |
| 营业地址 | 商业登记署 | 书面通知或填妥 IRC3111A | 变更后一个月内 |
15 日各自从对应的变更日起算,不是从你发现变更那天起算。
公司注册处在年报指引里也提醒,变更通知与周年申报是两件事:注册办事处地址变更用 NR1,董事或公司秘书及其资料的变更用 ND2A 或 ND2B,两者须另行交付,不能用年报一併了事。
表格在哪里找
NR1 是《NOTICE OF CHANGE OF ADDRESS OF REGISTERED OFFICE》,在公司注册处的表格页可下载填写版。
ND2A 是《Notice of Change of Company Secretary and Director (Appointment╱Cessation)》,用于委任董事或董事不再任职。
ND2B 是《Notice of Change in Particulars of Company Secretary and Director》,用于董事/公司秘书本身资料变更。
营业地址那一项,向商业登记署提交书面通知,或提交填妥的 IRC3111A 表格,以取得显示新营业地址的修订商业登记证。
NR1 怎么填才不会被退
公司注册处在表格说明里列了几条容易踩的细节。
填写时全部项目须一致地用中文或英文;以中文填写须用繁体字。手写表格可能被公司注册处拒收。
要填妥「Presentor's Reference」。除非需要向公司注册处提出特定事项,否则无须另附cover letter。
商业登记号码一栏,填税务局商业登记署发出的商业登记号码,即商业登记证号码的前 8 位数字,连字符后的数字不必填写。
表格须由一名董事或公司秘书签署;签署不当的表格会被公司注册处退回。
表格第 2(b)、2(c) 项填写香港的电子邮箱和联络电话。日后这两个联络资料再变动,同样用这张表格通知公司注册处。
提交方式为邮寄或亲临「金钟金钟道政府合署14楼公司注册处」。需注意:若以邮寄交付而公司注册署未收到,该表格不视为已依《公司条例》有关规定交付。
ND2A、ND2B 的签署人
公司注册处说明:若表格在变更生效当日签署,可由离任董事或新任董事签署;若在生效日之后签署,则应由新董事签署。
需要提醒的
本文只覆盖注册办事处、董事/公司秘书资料、营业地址这三类常见变更,香港公司还有其他变更类型和相应表格,不在此文列举范围内。具体期限以官方原文为准,官方材料未写明的部分本文不作补充。